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あえて手作り

卒業式といえば、卒業アルバム。毎年、学校で制作されたアルバムが卒業生に配られます。
実は、私が所属する柔道チームでも毎年、チームを卒団する中学3年生に記念アルバムをプレゼントしています。
しかもそれは、完全手作りです。

◇そのきっかけはコロナ禍

2020年3月。忘れもしない、新型コロナによる緊急事態。
みんなで集まることはもちろん、外出すら制限される状況となりました。
それまでは、卒団生を囲んで賑やかな卒団パーティーを開いてきました。しかし、その年はそれができなくなってしまったのです。
そこで何か記念になるものを残せないかと考え、手作りのアルバムをプレゼントすることにしました。
この年の卒団生はわずか2名でしたので、私一人でコツコツと制作。
子どもたちが入会した頃から現在までの写真を探し出し、時系列に並べて貼り付けるという、いたってシンプルなものでした。

◇デコレーション

翌2021年。卒団生は一気に11名に増えました。
さすがに一人では手に負えないと思い、当時高校生だった娘に協力を要請。
すると娘から、「写真を貼るだけでは面白くない。デコレーションしよう」という提案が。
そこからアルバムは一気に進化。結局、家内にも手伝ってもらい、親子3人で制作することになりました。

そしてこれが、想像以上の大好評。

それ以来、毎年制作する恒例行事となったのです。年を追うごとに手伝ってくださる方も増え、卒アル制作会は一大イベントになっていきました。

◇今年はなんと20冊も

そして2026年。今年の卒団生は、なんと20名。
さらにここ数年、コミュニケーションアプリ「BAND」を導入したことで、提供される写真の数が爆発的に増えました。
候補写真は、1000枚以上も集まり、これはさすがに5人や6人では無理だと判断し、関係者の皆さんにボランティアを募って制作することにしました。

毎週日曜日、4時間の作業を4回。なんとか完成にこぎつけました。
お手伝いいただいた人数は、総勢50名。
指導者、保護者、OB・OG、そして小学生まで参加する、かなり大掛かりなイベントになりました。

◇しかし事前作業は大変

1000枚以上の写真から、一人ひとりが写っている写真を探し出す作業は想像以上に大変でした。
主な作業は次の通りです。

• 対象者が写っている写真を仕分け
• 重複写真や似た写真を整理

本当は、ここから時系列に並べるところまで進めたかったのですが、時間が足りず、制作ボランティアの皆さんのセンスにお任せすることにしました。
結果として、プリントした写真は約1500枚にもなりました。

◇いざ編集

正直なところ、どれだけの方に参加していただけるのか分からず、最悪の場合は徹夜も覚悟していました。
しかし蓋を開けてみると、毎回30名近い方々が参加してくださいました。

結果として、私はほとんど編集作業に関わることなく、無事に完成することができました。

◇アナログの良さ

学校のアルバムのような、統一レイアウトのアルバムも検討したことがあります。
しかし、入会時期がそれぞれ違うため、同じ構成にするのは難しいという結論になりました。

それでも、たくさんの人の想いがこもったアルバム。それはきっと、彼らの心に深く残るものになると信じています。

◇御礼のメッセージ

完成後、BANDアプリに次のメッセージを投稿しました。

本日、卒団アルバムが無事に完成しました。
保護者の皆様を中心に、OB・OG、そして子どもたち。
本当に多くの方々の想いが重なり、20名の卒団生それぞれの一冊が出来上がりました。
制作最終日は、全国少年大会予選の日でもありました。
それでも大会が終わると、応援に行かれていた保護者の皆様が次々と駆けつけ、最後の作業を支えてくださいました。
最終日ということで、記念に集合写真も撮りました。
この他にも、今日は参加できなかったものの制作にご協力いただいた方がたくさんいらっしゃいます。
この一冊は、そんな多くの人の想いによって完成したものです。
皆様のお力添えに、心より感謝申し上げます。
そして卒団生のみんな。
このアルバムには、君たちが歩んできた時間と、君たちを見守ってきたたくさんの人の想いが詰まっています。
どうか、楽しみに待っていてください。

すると、お手伝いくださった保護者の方から、こんな返信をいただきました。

お疲れ様でした。
こんなにも熱い想いで、毎年変わらず多くの方々が関わって制作してくださるチームに、温かさと感動を感じています。
卒団生の皆さん、どうか楽しみにしていてください。
この制作に携われたことを、小学生保護者一同、心から感謝しています。

この言葉に、思わず胸が熱くなった次第です。

◇本日のオススメ

大変な作業も、楽しもうと思えば楽しくできる。今回それを強く実感しました。
そしてもう一つ感じたことがあります。
アナログだからこそ、人が集まり、会話が生まれるということです。
もしこれがすべてデジタル作業だったなら、それぞれが自宅で作業をして終わっていたかもしれません。
しかし、写真を選び、貼り、飾り付けをするという手作業だからこそ、たくさんの人が同じ場所に集まり、自然とコミュニケーションが生まれました。
結果として、約50名もの人が関わる一つのコミュニティイベントになりました。

これからも、ボランティアとは名ばかりの強制的なものにならないよう気をつけながら、こうした活動を続けていきたいと思います。

そして実はもう一つ。
こういったあえてアナログを狙った取り組みの中に、何か商機が見いだせないかと、虎視眈々と考えているところです。

～あとがき～

これからも、皆様のお役に立ちそうな気になることを掲載してまいりますので、どうぞお読みください。

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システムの災害対策

今日で、あの東日本大震災から15年。
今でも、あの揺れの衝撃をよく覚えています。
突然、大きくて長い揺れが襲い、収まったかと思ったところにもう一度。
その衝撃に、「これから先どうなってしまうのだろう」という不安が押し寄せてきました。

今回は15年前を振り返り、業務に欠かせない業務システムの災害対策についてお届けします。

◇試行錯誤

大きな二度の揺れに見舞われましたが、弊社には津波や原発事故などによる直接的な被害はありませんでした。とはいえ、日本中を震撼させる非常事態でした。
そのような状況下でも業務を遂行するため、直後から私たちは試行錯誤を重ねました。

固定電話も携帯電話もなかなか繋がらず、Eメールも数日遅れて届くこともあり、外部との連絡がほとんど取れず、午前中に新聞販売店へ納品した翌日の折込チラシがどうなっているのか、確認する術すらありませんでした。
弊社は幸い停電を免れたため、社内のコンピューターシステムは使用できましたが、もし電気が止まっていたら、完全に業務遂行が不可能になっていたところでした。

そして、大きな余震が続く中での配送の危険性や燃料不足などを理由に、数日間、折込チラシの配布を取りやめることを決定。その旨をお取引先へ連絡することに全力を尽くすこととなりました。

大多数のお取引先様にはすぐにご理解をいただけましたが、なかなかご納得いただけないお取引先も数社いらっしゃいました。
当時は現在ほど災害への意識が高くなかったこともあり、いたしかたない面もありましたが、説得には大変苦労しました。
しかし、もし業務システムが使えなければ、その連絡先すら確認できず、弊社の信用は失墜していたかもしれません。

◇防災対策を検討

震災から数か月後、災害時に業務を継続するためにはどのような対策が必要か、社内で検討しました。
そして「システムは命綱」という経験から、「稼働させるための電源確保が最優先」という結論に至り、対応をマニュアル化することになった次第です。

◇必要機器を購入

まず停電に備えて、発電機を購入。
しかし、この発電機だけではすべてのOA機器の電力を賄うことはできませんので、システムを動かすための最低限の電力を計算しました。
その結果、常用していたレーザープリンターの消費電力が大きく、このままでは運用が難しいことが判明、省電力なインクジェットプリンターを導入することになりました。
そのプリンターも、モノクロで必要最低限の仕様としました。それは、日常的に使用することも前提としているためです。カラー機はインクコストが意外とかかるため、あえてモノクロを選択しました。
また、インクジェットプリンターは使わない期間が長いとヘッドが固まり、印刷できなくなってしまうことがあります。そのため、日常的に使用することが重要です。

◇停電時に稼働させる機器

さまざまな検討を経て、停電時にはUPS（無停電電源装置）を経由して、次の機器を発電機に接続するという運用に決まりました。

• サーバー1台＋モニター
• ノートPC 2台
• ブロードバンドルーター
• HUB
• インクジェットプリンター 2台

UPSは、数分間の電源確保だけでなく、サーバーやPCに安定した電圧を供給する役割もあります。
発電機から直接電源を供給すると、ノイズや電圧の不安定さによってサーバーやPCが故障するリスクがあるためです。

これだけ動けば、日常業務を継続するための最低限の体制は維持できます。

◇しかし、いつの間にか、なおざりに

その後数年間は、定期的な発電機の試運転などをマニュアルに沿って行っていました。
しかし「喉元過ぎれば熱さを忘れる」のことわざの通り、いつの間にか運用がなおざりに。
特に2020年のコロナ禍以降、点検が停滞してしまったように思います。

◇あらためて再構築

そのため現在、改めて災害対策を見直し、再構築を進めているところです。
考えてみれば、発電機を除く機器はほとんどが当時から入れ替わっており、消費電力も変わっているため、再計算が必要です。

◇あの時のインターネット

当時、電話はほぼ不通になりましたが、インターネット回線は生きていました。今思えば、光ファイバーがあの揺れでどこかで断線してもおかしくない状況だったと思います。
しかし、それから15年が経過、経年劣化も考えられますので、もし同規模の地震が起きれば、どこかで回線が破損する可能性もあるのではないかという不安があります。そのため、ポケットWi-Fiも予備回線として確保しています。

◇本日のオススメ

今回は、災害時でも業務システムを動かすための運用についてお話ししました。
現在は15年前と比べて、クラウド普及など、インターネットへの依存度が格段に高くなっています。
東日本大震災の際は回線が無事でしたが、次の大規模災害でも同じとは限りません。
だからこそ、万が一に備えた仕組みづくりが重要だと思います。
皆様のオフィスでも、ぜひ一度ご検討されてみてはいかがでしょうか。
また、防災対策の第一は、定期的にマニュアルを見直すことだと考えています。その積み重ねが、防災意識の維持につながるのではないでしょうか。

～あとがき～

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