執筆:小林明人

データ入力のお話

前号の続編です。

おかげさまで、「2023年度 茨城県広告利用度調査」レポートをリリースいたしました。こちらより是非ご覧ください。

さてこの調査、全体の大まかなプロセスは、

  • 計画
  • 質問内容の決定
  • アンケート用紙作成
  • アンケート実施
  • 回収
  • 入力
  • 集計
  • レポート編集
  • リリース

という流れでした。

その中で今回は、「⑥入力」にフォーカスしてお届けします。

予想回収数は最大で1200件、フリーアンサー型ではなく選択肢型で、一人で入力することを前提にアンケート用紙を作成、結果として有効回答数は1038件と想定の範囲内でした。

◇効率的な入力方法は?

Excelで行いました。

質問によって、一人一つの単数回答の場合と、複数回答の場合があります。単数回答の場合は、その番号を数値入力するだけですが、複数回答の場合はそうは行きません。どのように入力するのが効率的でしょうか。

以下のアンケートを例に入力方法を考えてみます。

【1】あなたは猫を飼っていますか?①はい ②いいえ
【2】全部で何匹飼っていますか?(【1】で①はいと回答した方のみ)①1匹 ②2匹 ③3匹 ④4匹以上
【3】あなたが今後飼いたいと思う動物を教えてください。(複数回答)①猫 ②犬 ③鳥 ④魚 ⑤爬虫類

【1】と【2】は、単数回答ですので、入力値は1つのセルに1つの数値を入力するだけです。

しかし【3】の複数回答の集計は若干複雑です。1つの回答につき、複数回キーボードを打つ必要があります。

キーボードを打つ回数=作業時間になりますので、回収数が多い場合はこの数を減らすことで効率が上がると考えられます。

◇試しにやってみました

集計用のデータは、後の作業を考慮して(表1)の形で作成します。

表1
※データ値は0と1で、0が選択されなかったもの、1が選択されたものとしたデータです。
0と1にすることで集計が容易になります。

では、どのように入力すると効率的か、次の3つの方法で検証していきます。

【方法1】単純入力

回答者aの場合(①猫③鳥④魚を選択)は「1→0→1→1→0」、回答者b(②犬を選択)は「0→1→0→0→0」(※→…キーボードの方向キー)と入力する方法で、いわば単純入力です。後の編集が不要というメリットがあります。

【方法2】関数Vlookup使用
表2

(1)
回答者aの場合(①猫③鳥④魚を選択)は「134」、
回答者b(②犬を選択)は「2」
と入力した表を作成します。

表3

(2)データ参照用一覧表を作成します。

表2+VLOOKUP関数

(3)表2にVLOOKUP関数を入力し、結果を表示させます。

(関数の例)回答者aの①猫のセル
=VLOOKUP($B2,シート名$A$2:$F$6,999,FALSE)

【方法3】LEFT関数、MID関数、RIGHT関数使用
(表4)

(1)動物種類を5桁の数字で入力した表を作成します。

(表5)

(2)LEFT関数、MID関数、RIGHT関数を使って分解します。

関数はこのようになります。

(表5)

◇キーボードのタッチ数

入力では、キーボードを打つ回数が少ないほど作業工数が減ることはお分かりいただけると思います。

この3つの方法の場合は以下の通りです。

【方法1】9回
【方法2】1~5回(平均2.5回くらい)
【方法3】5回

◇一番タッチ数が少ないのは

一番タッチ数が少ないのは2つ目でした。1000件の入力で1つ目と2つ目では、(9回-2.5回)×1000件=6500タッチの違いになりますので、今回は2つ目の方法で行いました。

ちなみに、選択肢番号が2桁になる場合は、“/10/11/20”というように、“/”で区切るルールで入力しました。しかし、入力後に、3つ目の方法にしておけば良かったと、やや後悔、

それはなぜか。選択肢が20個もある設問があり、VLOOKUP関数の参照データが100近くになってしまったためです。そのパターンを作るのにだいぶ時間を費やしてしまいました。

そして、選択肢が多い場合は、3つ目の方法が良いということを学習した次第です。

【本日のオススメ】

最近は、はじめからデジタルデータになっているケースが多いので、今回のような入力作業は、稀かもしれません。

しかし、もしそのようなシーンに遭遇した場合は、効率的な入力を念頭において計画をスタートされることをオススメします。

なお、一人でできない件数をExcelで入力する際は、入力ルールの徹底した意識統一が欠かせません。というのも、5年前に類似する調査を行った際は、4人で分担し入力したのですが、ルールを統一したつもりが、それでもデータフィールドがずれた人がいて、補正する作業に時間と労力を費やした経験があったからです。

~あとがき~

これからも、皆様のお役に立ちそうな気になることを掲載してまいりますので、どうぞお読み下さい。


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