vol.54 添付ファイルの気遣い

執筆：小林明人

PDFテクニック

この記事を書こうと思い立ったのは、知人より、PDFについてご質問をいただいたことがきっかけでした。

今回は、“そんなことは知っている”という方が多くいらっしゃることを承知の上で、あえてPDFのテクニックについてお伝えしてまいります。ご存じない方は、是非参考にしていただきたいと思います。

◇たくさんの添付ファイルでひと苦労

例えばこのようなメール、、、“どれから見れば良いんだ？”と、思った経験ありませんか？

このタイプのメールは、私自身が結構な頻度で受け取ることがあり、そのたびにストレスを感じております。

なかには、ファイル名に読む順番が記されている場合もありますが、それでも複数のアプリやウィンドウを起動することになり、結局は“アレを見てコレを見て”となってしまいます。

問題点を整理すると、

1. どれから読めば良いのか分かりづらい。
2. パソコンならともかくスマホなどで見る場合、WordやExcel形式ではきちんと表示されない場合がある。特にExcelは読みづらい。
3. 一つのExcelファイル内で複数シートがある場合、肝心なところを見落とす危険がある。
4. 複数のアプリやウィンドウを起動する必要がある。

というものです。

記入フォームなど必要事項を入力し返信してほしい場合は、ExcelやWordなどのファイルが都合が良いのですが、そのような場合を除いては、PDF化してファイルを1つにまとめ、読んで欲しい順番でページ組みをすることが望ましいでしょう。

◇PDFの長所

PDFファイルは、“PCやスマホなど、どのようなデバイスで開いても基本的に同じように表示され、改変しづらいファイル形式”という点にメリットがあります。

全く改変不可能というわけではありませんが、“改変が簡単ではない”ファイル形式です。そして、紙のように意図する順序でページを組み立てできるというメリットがあります。

◇こんな時はPDFを

活用すべきシーンとして、以下の場合が考えられます。

• ファイルを受け取った読み手が中身を操作する必要のない場合、または読み手に操作して欲しくない場合
• パソコン・タブレット・スマホといったデバイスを問わず、同じように見てもらいたい場合
• 体裁や書式の異なる複数の文書を１つのファイルにまとめたい場合

今回このような場合に活躍するPDF関連のツールをいくつかご紹介したいと思います。

なお、決してそれらの宣伝や販売が目的ではございません。また弊社がそれらの品質を保証するものではありませんので、あらかじめご了承ください。

◇Microsoft Word・Excel・PowerpointをPDF化

まずは、色々なファイル形式の書類をPDF化する方法です。

これはMicrosoft officeの標準機能ですが、
「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」を選択して、ファイルの種類をPDFにして保存、これで完成です。

◇Microsoft office以外のアプリからPDF化

「Microsoft Print to PDF」という、Windowsに標準装備されている機能を使用します。これは「仮想プリンター」と呼ばれるものです。

使用方法は至って簡単。対象のアプリから印刷を選択し、プリンターの部分で「Microsoft Print to PDF」を選択、任意のファイル名を記述して実行するだけです。

◇複数のPDFファイルを1ファイルに

「CubePDF Page」というフリーウェアをオススメします。
使い方は、プログラムを起動して、ここにPDFファイルをドラッグ＆ドロップします。

「結合」をクリックすると、新しいファイルとしてすべてを１ファイルに統合したPDFができあがります。

また、以前このメルマガvol.11『おススメのフリーウェア』でご紹介した「CubePDF Utility」でも可能です。ページ順序の変更をすることもできますので、私は専らCubePDF Utilityを利用しています。

◇本日のオススメ

Microsoft officeの標準機能とCubePDF Page、CubePDF Utilityを組み合わせて、バラバラのファイルをPDF化した一つにする方法がお分かりいただけたと思います。

Eメールにファイルを添付をする際は、なるべく少ないファイル数の方がお相手にとって親切です。

～あとがき～

これからも、皆様のお役に立ちそうな気になることを掲載してまいりますので、どうぞお読み下さい。

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