執筆:小林明人

システム改修、細かなところで結構悩んでいます

今年10月1日より実施される予定のインボイス制度、“いよいよ来てしまったかー”という思いは、多くの方々の本音ではないでしょうか。

制度の解説やそれ自体の是非は専門家に委ねるとして、今回は弊社の対応状況、、特に業務システムの改修についてお話しさせていただきます。ご参考になれば幸いです。

【システム、何を変える?】

弊社の受発注を司るコンピューターシステムは、自社オリジナル。インボイス制度のスタートに向け、請求と支払に関わる部分の改修が必要となりました。

具体的には、登録番号の表示と消費税額計算方法の変更ですが、これが多岐にわたり、ざっと見積もっただけでも10本のプログラムに影響があります。

 

【補助金は使えるか】

システム改修には、当然のことながらお金が掛かります。そこで、利用できる補助金を探してみました。あがった候補は「小規模事業者持続的発展支援事業(持続化補助金)」「IT導入補助金」の2つ。しかし残念ながらどちらも要件が微妙に合致せずやむなくあきらめることとしました。

そうなると、なるべく安く簡単なシステム改修が望ましいところ。30年間システム開発を担当しているものとして、“腕の見せ所”と言いたいところですが、設計を進めるほど、細かい点が気になり、課題が増える今日この頃です。

とは申しましても、請求書と支払通知書の表示と記載する数字の算出方法の変更ですので、システムの根本に変更がないことが救いです。

【税率計算の新ルール】

新制度では、消費税の計算は「8%と10%、税率ごとに本体価格の合計を出して、そこに税率をかける」というルールに統一されます。

弊社の商いは、ほぼすべて税率が10%ですので、この部分の改修はしなくて済みました。ごくわずかに扱う8%の商品については、経理担当者にやや負担を掛けますが、別途アナログな対応をする予定です。

【消費税端数処理】

消費税の端数処理についても「一請求書あたり、税率ごとに1回ずつ」というルールが適用になります。

現在、一案件ごとに消費税を計算しその合計額を月締めで請求しております。つまり端数処理を一請求書内で複数回行う形。ちなみに申し上げますと、これは弊社に限らず新聞折込業界ではスタンダードです。

弊社ではこの部分の改修と、【適格請求書発行事業者登録番号】【消費税額と適用税率】の記載に向けシステム変更の準備を進めています。

【振込手数料の取扱い、制度見直しで一件落着】

そして、先日まで一番悩んでいたのが、振込手数料の取扱いです。

一般的な商慣習では、振込手数料を売り手側、買い手側のどちらが負担するかは個別の合意で決定されるもので、弊社も同様、ケースバイケースです。

請求額から振込手数料を差し引いて入金があった場合、これまでは単純に値引処理で済んでいたのですが、インボイス制度導入後はここに含まれる消費税は別途「返還インボイス」の発行が必要とのこと。

振込手数料550円として、その税金はわずか50円。

少額とは言え、“塵も積もれば”ですし、とは言えここにお金を掛けてシステム改修するのも釈然とせず、そうかと言って改修しなければ経理担当者の業務は膨大になるし、、、と、八方塞がり。

そんな矢先、朗報が。

昨年末12月23日に閣議決定された令和5年度の税制改正大綱で、以下が決定されました。すべての企業が対象で、適用期限なし。これで悩みが一つ減りました。

この報を受けて、ホッとした経理担当の方は日本全国にさぞや沢山いらっしゃることでしょう。

しかし、既にこの部分のシステム改修やマニュアル作りを済まされた企業様もきっとあるのではないでしょうか。

【待ち受ける大変な作業】

プログラムの変更に関しては見通しが立ちましたが、支払通知書を発行している相手先の適格請求書発行事業者登録番号の確認とシステムへの入力、これが今後着手する大きな作業です。弊社ではその数が数百件に及びます。

【自社開発システムにこだわる理由】

余談ですが、弊社が自社開発のプログラムにこだわるのは、会社の顔とも言われる請求書や支払通知書の発行プロセスを掌握することで、柔軟な対応が可能になると考えているためです。

そして、外部サービスを導入するより、自社向けにカスタマイズを重ねたものを改修する方が、私も社員も楽だと判断したことがもう一つの理由。既製品をそのまま使えば安価ですし、前述の補助金を使うことも可能なのですが、使いこなすにはある程度の知識やスキルが必要でしょう。仕事が煩雑になることも懸念されます。

必要なのは、システムに合わせた仕事ではなく、仕事に合わせたシステム。そのためには事前に業務フローを完全に把握することが必要です。また、現場の声を聞き、課題やニーズを明確にすることも大変重要。この作業は社長になった今でも私が責任を持って担当しています。

【本日のオススメ】

一昨年の12月に、昨年1月の電子帳簿保存法改正の宥恕措置が発表されたように、インボイス制度も、見直しが無いとも限りません。

このメルマガでもそのような変更があればお伝えできればと思っておりますが、報道や財務省のHPをこまめにチェックされることをお勧めします。

~あとがき~

これからも、皆様のお役に立ちそうな気になることを掲載してまいりますので、どうぞお読み下さい。


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